Nel corso degli anni dal 1997 al 2003 in ottemperanza alle leggi Regionali si è proceduto all'ordinamento ed alla inventariazione dell'archivio comunale,  con incarico alla Ditta CHARTA di Mantova specializzata nel settore,  la quale sotto la direzione del Dr. Alessandro Mazzola, ha contribuito a definirne consistenza, estremi cronologici e tipo di ordinamento delle sezioni dell'archivio comunale: sezione "Antica" (1814-1897), sezione "Storica" (1898-1956) e  sezione di "Deposito" (1957-1990), oltre che una sezione mista "Storica-Deposito" di materiale rinvenuto nel sottotetto (del periodo 1801-1997),  la sezione "Contabilità" ed i "Registri".



Un'altra sezione  riguarda i cinque archivi aggregati: "Ex-ECA", Ricovero Anziani "Dante Cusi", i due Asili infantili "Regina Margherita" e "Mettica" e "ONMI".



Molto interessante la parte più antica relativa al  "Fondo Vasi Irrigui" (1422-1968).

L'intervento concluso ha permesso la costituzione di una banca dati consultabile su supporto informatico nelle pagine predisposte per il Comune di Gambara dalla Coop.